Drogą do dobrego wykorzystania systemu klasy ERP jest prawidłowo przeprowadzony proces wdrożeniowy. Bazując na naszych doświadczeniach opracowaliśmy własną metodologię wdrożenia. Stosując tę metodologię gwarantujemy klientom, że projekt wdrożenia systemu klasy ERP osiągnie sukces zgodnie z powszechnie stosowanymi miarami czyli: 

• Projekt osiągnie założony cel
• Projekt zmieści się w planowanym czasie
• Projekt zmieści się w planowanym budżecie

Metodologia wdrożenia firmy INDYGO wyróżnia cztery struktury projektu wdrożeniowego:

?         Struktura zadań projektu wdrożeniowego

?         W projekcie wdrożeniowym wyróżniliśmy kilka podstawowych etapów:

?         1. ETAP DEFINICJI I ANALIZ

?         W tym etapie powstają wszelkie definicje i założenia projektu wdrożeniowego, określenie struktur organizacyjnych i wzajemnych powiązań miedzy zespołami wdrożeniowymi klienta a Indygo. Tu są także przeprowadzane dokładne analizy procesów biznesowych. Ostatnim zadaniem tego etapu jest propozycja zmian organizacyjnych w przedsiębiorstwie (o ile są one konieczne).

?         2. ETAP TWORZENIA ŚRODOWISKA DLA PROJEKTU WDROŻENIOWEGO

?         Dla prowadzenia prac związanych z projektem wdrożeniowym konieczne jest zapewnienie odpowiedniego środowiska. Zgodnie z metodologią Indygo pod pojęciem zapewnienia odpowiedniego środowiska rozumiemy stworzenie stosownej infrastruktury informatycznej oraz zainstalowanie i wstępną konfigurację aplikacji, oraz przeszkolenie zespołów wdrożeniowych klienta oddelegowanych do stworzenia modelu przedsiębiorstwa w systemie ERP. Tak przygotowane zasoby posłużą do przeprowadzenia prac związanych z projektem wdrożeniowym.

?         3. ETAP TWORZENIA MODELU FUNKCJONOWANIA PRZEDSIĘBIORSTWA ORAZ WERYFIKACJA MODELU

?         Podczas tego etapu dochodzi do ścisłej współpracy zespołów wdrożeniowych Klienta i Indygo. Zespół Indygo jest odpowiedzialny za stworzenie modelu funkcjonalnego przedsiębiorstwa w systemie ERP, a zespół Klienta odpowiada za weryfikację zaproponowanych rozwiązań. Takie podejście pozwala w pełni wykorzystać wiedzę ekspercką specjalistów Indygo oraz głęboką praktyczną wiedzę pracowników Klienta. W ramach tego etapu zostają uzgodnione konieczne modyfikacje oprogramowania.

?         4. ETAP PARAMETRYZACJI I TESTÓW PILOTA

?         Po stworzeniu modelu funkcjonowania przed zespołami wdrożeniowymi stoi trudne zadanie przetestowania zaproponowanego rozwiązania. Z wykorzystaniem danych rzeczywistych są przeprowadzane testy, które mają dostarczyć oczekiwanych informacji. W tej fazie dochodzi do ostatecznej weryfikacji zaproponowanego modelu i wprowadzenia ostatnich zmian. Po ostatecznej akceptacji następuje końcowa parametryzacja środowiska pracy.

?         5. ETAP KOŃCOWYCH SZKOLEŃ I EKSPLOATACJI

?         W czasie tego etapu tzw. końcowi użytkownicy są zapoznawani z nowym systemem. Jest to realizowane przez organizację szkoleń, a także dostarczenie instrukcji stanowiskowych, które są doskonałą pomocą podczas pracy z nowym systemem. Dla tak przygotowanych pracowników przejście na pracę w nowym systemie jest naturalne i rodzi mniej niepewności. Podczas początkowego okresu pracy w nowym systemie pracownicy Indygo świadczą pomoc telefoniczną, a także sprawują opiekę powdrożeniową w trakcie okresowych wizyt.

?         W przypadku konieczności podporządkowania realizacji projektu wdrożeniowego poszczególnym procesom biznesowym przedsiębiorstwa, etapy mogą być realizowane jednocześnie dla oddzielnych obszarów.

Struktura organizacyjna projektu wdrożeniowego

W celu właściwego rozdziału prac, a także stworzenia wzajemnych zależności na początku projektu wdrożeniowego zostaje stworzona struktura organizacyjna. Koniecznym jest stworzenie następujących funkcji w strukturze organizacyjnej Klienta:

• Komitet Sterujący - oddelegowani reprezentanci Zarządu przedsiębiorstwa Klienta, do ich zadań należy m.in. określenie i zaakceptowanie celów, zakresu, budżetu i czasu trwania projektu wdrożeniowego
• Kierownik Projektu ze strony Klienta - umocowany pracownik Klienta odpowiedzialny za bieżącą koordynację prac
• Dziedzinowe Zespoły Wdrożeniowe - oddelegowani pracownicy Klienta, którzy posiadają wiedzę praktyczną o przedsiębiorstwie

Ze strony Indygo w projekt wdrożeniowy są zaangażowane następujące zasoby:

• Szef ds. Wdrożeń - reprezentant zarządu Indygo sprawujący kontrolę nad jakością świadczonych usług
• Kierownik Projektu Indygo - osoba ze strony Indygo odpowiedzialna za organizację prac w projekcie wdrożeniowym; dodatkowo jest to osoba odpowiedzialna za raportowanie i rozliczanie prac w projekcie
• Konsultanci wdrożeniowi Indygo - pracownicy Indygo przygotowani posiadający wiedzę z zakresu funkcjonowania przedsiębiorstw, a także znający doskonale system ERP.

Struktura raportowania w projekcie wdrożeniowym

System raportowania zgodny z metodologią Indygo zapewnia sprawny przepływ informacji o projekcie wdrożeniowym, a także pozwala w łatwy sposób monitorować stopień zaawansowania prac. Wykorzystujemy do tego następujące dokumenty:

• Raport z Wykonanych Prac - dokument sporządzany dla każdego zadania w projekcie, zawierający informacje o osobach realizujących, czasie realizacji i przeprowadzonych czynnościach
• Raport Tygodniowy - podstawowy raport dla kierowników projektu obu stron pozwalający zaplanować zadania na najbliższy okres, a także określić stopień realizacji zadań wcześniejszych
• Raport Miesięczny - raport przeznaczony dla zarządu Klienta obrazujący zaangażowania prac, wykorzystanie budżetu
• Dokumenty pomocnicze - należą do nich: ocena szkolenia, protokół przekazania oprogramowania, agendy obowiązkowych spotkań w kluczowych momentach projektu i inne 

Struktura raportowania w projekcie wdrożeniowym

System raportowania zgodny z metodologią Indygo zapewnia sprawny przepływ informacji o projekcie wdrożeniowym, a także pozwala w łatwy sposób monitorować stopień zaawansowania prac. Wykorzystujemy do tego następujące dokumenty:

• Raport z Wykonanych Prac - dokument sporządzany dla każdego zadania w projekcie, zawierający informacje o osobach realizujących, czasie realizacji i przeprowadzonych czynnościach
• Raport Tygodniowy - podstawowy raport dla kierowników projektu obu stron pozwalający zaplanować zadania na najbliższy okres, a także określić stopień realizacji zadań wcześniejszych
• Raport Miesięczny - raport przeznaczony dla zarządu Klienta obrazujący zaangażowania prac, wykorzystanie budżetu
• Dokumenty pomocnicze - należą do nich: ocena szkolenia, protokół przekazania oprogramowania, agendy obowiązkowych spotkań w kluczowych momentach projektu i inne