2005-06-29
 

Firma Indygo Polska w oparciu o system informatyczny klasy ERP o nazwie Microsoft Dynamics AX opracowała specjalistyczne rozwiązanie informatyczne dedykowane do zarządzania transportem adresowane do przedsiębiorstw zajmujących się usługami transportowymi. Rozwiązanie to jest rozwinięciem standardowej funkcjonalności systemu Microsoft Dynamics AX o dodatkowe elementy. 

Moduł Zarządzanie Transportem 

Do podstawowych funkcji realizowanych przez moduł Zarządzania Transportem należy zaliczyć:

• Rejestrację zleceń klientów
•  Wyznaczanie i kompletowanie ładunków, które mają być przewożone
• Wyznaczanie tras, po których ma się odbywać przewóz towarów
• Wycenę usług transportowych (koszty i ceny sprzedaży)
• Planowanie transportu (harmonogramowanie zestawu: trasa, ładunek, ciągnik, naczepa, kierowca)
• Przygotowanie dokumentów przewozowych
• Generowanie zleceń dla przewoźników zewnętrznych (w przypadku, gdy zlecenie klienta nie będzie realizowane przy pomocy taboru własnego)
• Ewidencję i kontrolę stanu realizacji dostaw (i w efekcie zleceń klientów)
• Przygotowanie fakturowania klientów

Obiekty biznesowe 

W tej części zostaną wymienione najistotniejsze obiekty biznesowe modułu Zarządzanie Transportem (w kolejności od najbardziej elementarnych do najbardziej złożonych).

Strefa

Strefa jest to jednoznacznie określony obszar geograficzny. Może ona obejmować zasięg jednego kodu pocztowego (najmniejsza) lub obszar całego kraju (największa). Strefy mają zastosowanie przy taryfikatorach (stosują je zazwyczaj firmy kurierskie).

Warunki przeładunku

Są to specyficzne wymagania / ograniczenia techniczne związane z załadunkiem / rozładunkiem, które muszą być spełnione zarówno przez zestaw transportowy (ciągnik i naczepa) jak i lokalizację załadunku / rozładunku (np. naczepa wymaga odpowiedniego sprzętu do załadunku / rozładunku lub istnieje ograniczenie rozmiaru zestawu). Informacje te wykorzystywane są w procesie planowania oraz są drukowane na dokumentach przewozowych.

Warunki przewozu

Są to specyficzne wymagania związane z transportem danego towaru (wynikające ze specyfikacji zlecenia), które muszą być spełnione przez zestaw transportowy (np. ładunek wymaga utrzymania określonego zakresu temperatur). Informacje te wykorzystywane są w procesie planowania oraz są drukowane na dokumentach przewozowych.

Klasa przewozowa towaru

Klasa przewozowa towaru (freight class) jest często podstawą taryfikacji usług transportowych. Poszczególnym towarom przypisywane są odpowiednie klasy przewozowe.

Taryfa

Taryfa (własna lub obca) określa sposób wyceny usług transportowych, zarówno od strony ceny dla klienta jak i kosztu własnego (wg rachunku kosztów normatywnych). Taryfy można definiować jako ogólne (dla wszystkich klientów), dla wybranej grupy klientów lub konkretnego klienta. Podstawą wyceny mogą być:

-          rodzaj użytego zestawu transportowego

-          klasa przewozowa towaru

-          odległość (długość trasy w km) lub zakres stref załadunku / rozładunku

-          waga lub objętość przewożonego towaru (tzn. towary lekkie a objętościowe wyceniane są wg objętości, a towary ciężkie wg wagi ? zazwyczaj definiuje się wartość progową gęstości będącą podstawą przyjęcia nośnika cenowego)

Lokalizacja

Jest to punkt (adres) załadunku / rozładunku. Do podstawowych właściwości należą: dane adresowe, region, osoby kontaktowe, typ np. terminal przeładunkowy (hub) lub centrum dystrybucyjne, godziny pracy, specyficzne warunki ładowania (jeśli istotne), dodatkowe koszty związane z załadunkiem / rozładunkiem. Z daną lokalizacją może być związana również tzw. stała lista odległości (do innych lokalizacji) używana w przypadku, gdy nie chcemy korzystać z danych o odległościach z modułu Monitoringu Floty. Stała lista odległości może zawierać również średni czas przejazdu.

Zlecenie

Zlecenie transportowe jest to polecenie przewiezienia określonej ilości towarów z określonych lokalizacji załadunku do określonych lokalizacji rozładunku. Oczekiwane terminy załadunku i rozładunku mogą być różne dla poszczególnych pozycji zlecenia. Wspólną właściwością dla wszystkich pozycji zlecenia są dane klienta (zleceniodawcy). Zlecenie składa się z jednej lub więcej dostaw. Status zlecenia określa stan jego realizacji (otwarte, częściowo dostarczone, dostarczone).

Dostawa

Dostawa jest to zestaw towarów z jednego zlecenia, który jest przewożony z lokalizacji załadunku do lokalizacji rozładunku. Wspólnymi właściwościami dostawy są: lokalizacja załadunku i rozładunku, klasa przewozowa towaru, zakres oczekiwanych dat załadunku, zakres oczekiwanych dat rozładunku. Status dostawy określa stan jej realizacji (otwarta, zaplanowana, nieprzydzielona, dostarczona, wycofana). Przyjmuje się, że dostawa nie jest po drodze przeładowywana.

Ładunek

Ładunek jest to kolekcja dostaw związana z jednym środkiem transportu. Status ładunku określa jego aktualny stan (otwarty, zaplanowany, nieprzydzielony, zatwierdzony, częściowo dostarczony, dostarczony, wycofany). Ładunek o statusie ?zatwierdzony? nie może być ponownie zaplanowany.

Odcinek

Odcinek jest to najkrótsza droga pomiędzy dwoma sąsiadującymi (w sensie chronologii realizacji) lokalizacjami załadunku / rozładunku, po której przemieszcza się środek transportu wraz z ładunkiem.

Trasa

Trasa jest to uporządkowany chronologicznie zbiór odcinków, po których kolejno przemieszcza się środek transportu wraz z ładunkiem, niezbędny do rozładowania całego ładunku. Stałe, często powtarzane trasy mogą zostać skatalogowane jako tzw. ?szlaki?.

Przepływ działań 

W tej części zostaną wymienione najistotniejsze procesy biznesowe modułu Zarządzanie Transportem.

Rejestracja zleceń klientów

Zlecenia klientów mogą napływać drogą tradycyjną (telefon, list, fax) lub drogą elektroniczną (e-mail, plik XML-EDI, serwis internetowy). We wszystkich przypadkach poza dwoma ostatnimi zlecenie musi zostać ?ręcznie? wprowadzone do systemu. Dwa ostatnie rozwiązania nie zostały na dzień dzisiejszy zaimplementowane, aczkolwiek nie są z technicznego punktu widzenia zbyt trudne do zrealizowania i stanowią naturalne uzupełnienie opisywanego rozwiązania do wdrożenia w terminie późniejszym.

Wyznaczanie i kompletowanie ładunków

Działanie to dzieli się na dwa etapy.

-          Podzielenie zleceń na dostawy. Pod uwagę bierze się tu wspólne właściwościami dostawy (lokalizacja załadunku i rozładunku, klasa przewozowa towaru, zakres oczekiwanych dat załadunku, zakres oczekiwanych dat rozładunku). W przypadku podania na zleceniu dodatkowych wymagań (warunki ładowania i / lub przewozu) określa się dodatkowo rodzaj zestawu transportowego.

-          Konsolidowanie dostaw w ładunki.

Wyznaczanie tras

Mając skompletowane ładunki, (czyli dostawy wraz z lokalizacjami i terminami załadunku i rozładunku) określana jest trasa, po której będzie się przemieszczać zestaw transportowy wraz z ładunkiem aż do całkowitego rozładowania ładunku.

Wycena usług transportowych

Na podstawie informacji z poprzednich działań oraz w oparciu o zdefiniowane taryfy można dokonać wyceny zleceń, czyli obliczyć ich koszty (normatywne) i ceny sprzedaży. Realizuje się to licząc koszty i ceny sprzedaży poszczególnych dostaw, a następnie sumując je na poziomie zlecenia.

Planowanie transportu

Planowanie transportu realizowane jest w następujących krokach:

-          niezaplanowane ładunki i ich trasy porządkowane są chronologicznie wg daty załadunku

-          dla każdego ładunku dobierany jest odpowiedni zestaw transportowy (kryteria wyboru: dostępność w żądanym terminie, spełnienie warunków przewozu, najkrótsza droga na trasie bieżąca lokalizacja ? lokalizacja załadunku)

-          sprawdzenie, czy warunki ładowania wybranego zestawu są zgodne z warunkami ładowania wszystkich lokalizacji na trasie

-          po zaplanowaniu sieci tras następuje faza ?wyrównywania?, mająca na celu zminimalizowanie okresów przestojów zestawów transportowych i kierowców pomiędzy zakończeniem jednej trasy a rozpoczęciem następnej (początkowo planowanie odbywało się wg zasady ?rozpocznij najwcześniej jak to tylko możliwe??, w tej fazie dla niektórych tras zasada może ulec zmianie na ?rozpocznij najpóźniej jak to tylko możliwe??)

Powyższy proces planowania może być wykonywany ?ręcznie? dla wybranego ładunku lub automatycznie dla wszystkich niezaplanowanych ładunków, które mają zostać załadowane i rozładowane w zadanym okresie czasu (np. 1 tydzień). Ładunki, które nie spełniły któregoś z badanych warunków (np. zgodność warunków ładowania), pozostają niezaplanowane i otrzymują wyróżniający je status (?nieprzydzielony?), dzięki czemu mogą być łatwo odszukane ? zaplanowanie ich wymaga ?ręcznej? interwencji operatora.

Uwaga: Sformułowanie ?bieżąca lokalizacja? oznacza tu oczywiście planowaną lokalizację obiektu w chwili planowanego zdarzenia, a nie w chwili wykonywania operacji planowania.

Przygotowanie dokumentów przewozowych

Po zakończeniu planowania system posiada już wszystkie niezbędne dane, aby przygotować i wyemitować manifesty dla wszystkich zaplanowanych ładunków.

Generowanie zleceń dla przewoźników zewnętrznych

W przypadku, gdy zlecenie klienta nie będzie realizowane przy pomocy taboru własnego, istnieje możliwość wygenerowania zlecenia do przewoźnika zewnętrznego. Wstępna wycena może odbywać się na podstawie zdefiniowanej taryfy obcej. Po uzgodnieniu ceny i akceptacji zlecenia koszt może zostać ?ręcznie? zaktualizowany na rzeczywisty. Zlecenie może zostać wysłane do zewnętrznego przewoźnika metodą tradycyjną (telefon, list, ?ręczny? fax) lub drogą elektroniczną (e-mail, fax elektroniczny, plik XML-EDI), przy czym ta ostania forma (podobnie jak w przypadku zleceń od klientów) nie została na dzień dzisiejszy zaimplementowana.

Ewidencja i kontrola stanu realizacji dostaw

Informacje o stanie każdego zestawu transportowego oraz ładunku mogą być pobierane  z modułu Monitoringu Floty lub z raportów przesyłanych przez kierowcę (np. telefonicznie lub SMS). Po zarejestrowaniu dokonania rozładunku i potwierdzeniu tego faktu przez kierowcę, status dostawy zmieniany jest na ?dostarczona?, zaś status zlecenia na ?częściowo dostarczone? (gdy istnieją jeszcze niezrealizowane dostawy w ramach tego ładunku) lub ?dostarczone? (gdy była to ostatnia lub jedyna niezrealizowana dostawa).

Przygotowanie fakturowania klientów

Zlecenia zrealizowane (o statusie ?dostarczone?) mogą być przekazane do fakturowania. Przed tym możliwa jest ponowna wycena zlecenia (o ile jest to uzasadnione ze względu na konstrukcję taryf i pozwala na to umowa z klientem). Przygotowanie fakturowania odbywa się to w sposób automatyczny poprzez wygenerowanie propozycji faktury w standardowym module Sprzedaży. Tam faktura, po ewentualnej weryfikacji, może być wydrukowana i automatycznie zaksięgowana. Moduł Sprzedaży umożliwia również wystawianie faktur zbiorczych, będących efektem konsolidacji wielu propozycji.

Nasze oprogramowanie na innych stronach