2007-12-17

W poprzednim artykule opisywałam plusy i minusy telepracy z punktu widzenia pracownika. Teraz zajmiemy się ostatnim zmianami w Kodeksie Pracy (KP), a dotyczącymi właśnie telepracy i które weszły w życie z dniem 16 października 2007 roku.

Przede wszystkim wprowadzono definicję telepracy i w poprzednim artykule została ona opisana, więc teraz w skrócie: praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej to telepraca.

Telepracownik to osoba, która na podstawie umowy o pracę wykonuje swoją pracę regularnie poza zakładem pracy, a wyniki swojej pracy przesyła pracodawcy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Jak wprowadzić telepracę do firmy? Wszystko zależy, czy w przedsiębiorstwie działają związki zawodowe. Jeśli nie, to warunki stosowania telepracy pracodawca określa w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Gdy organizacje związkowe istnieją w firmie, warunki stosowania telepracy przez pracodawcę muszą zostać określone w drodze porozumienia między pracodawcą i zakładowymi związkami zawodowymi. Gdy nie ma możliwości uzgodnienia porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami zawodowymi, to pracodawca może uzgodnić treść porozumienia z reprezentatywnymi (w rozumieniu art. 241.25a KP) organizacjami zawodowymi.

Jeśli pracodawca nie dojdzie do porozumienia ze związkami zawodowymi, to może to skutkować przyjęciem w całości warunków określonych przez pracodawcę w regulaminie (ale sam regulamin musi być zgodny z przepisami ogólnymi prawa pracy i przepisami szczególnymi wyższej rangi jak również z wcześniej wynegocjowanymi porozumieniami).

Telepracownikiem można zostać na 2 sposoby:

<!--[if !supportLists]-->1. <!--[endif]-->w trakcie zatrudnienia

<!--[if !supportLists]-->2. <!--[endif]-->podejmując pracę od początku jako telepracownik

Pracownik może wystąpić do pracodawcy z prośbą o umożliwienie mu wykonywania pracy w formie telepracy, a pracodawca w miarę możliwości powinien uwzględnić wniosek pracownika. Przejście na system telepracy następuje w drodze porozumienia stron, w dniu określonym przez obie strony. Z takim wnioskiem może wystąpić również pracodawca, z tym, że nie może on zmusić pracownika do podjęcia pracy w formie telepracy, wręczając mu wypowiedzenie warunków pracy i płacy, jak również nie może tego zrobić na podstawie art. 42 & 4 KP, czyli powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

W ciągu 3 miesięcy od przejścia na system telepracy, pracodawca i pracownik mogą wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie świadczenia pracy w formie telepracy i o przywrócenie poprzednich warunków zatrudnienia. Termin powrotu do poprzednich warunków zatrudnienia określają obie strony, z tym, że nie może być on dłuższy niż 30 dni licząc od daty wpłynięcia wniosku. Dla pracodawcy może to nastręczać pewne trudności, bo w międzyczasie mógł on zlikwidować dane stanowisko pracy.

Jeżeli telepracownik złoży wniosek o przywrócenie poprzednich warunków pracy po upływie 3 miesięcy, musi się liczyć że pociągnie to za sobą pewne koszty, mianowicie pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia takiego wniosku.

Pracodawca ma dłuższy okres na zastanowienie co do telepracy, bowiem może on skorzystać z art. 42 KP (wypowiedzenie warunków pracy i płacy).

Okres 3 miesięcy nie obowiązuje pracownika zatrudnionego od początku na zasadzie telepracy, nie ma on prawa żądać od pracodawcy przeniesienia w system ?pracy normalnej?.

W przypadku podjęcia pracy od początku w formie telepracy, oprócz informacji wymaganych przez Kodeks Pracy w umowie musi znaleźć się dodatkowo informacja o:

<!--[if !supportLists]-->1) <!--[endif]-->jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika,

<!--[if !supportLists]-->2) <!--[endif]-->osobie lub organie, o których mowa w art. 3.1 Kodeksu Pracy, odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

Jeżeli w trakcie zatrudnienia następuje zmiana na formę telepracy, to powyższe informacje pracownik musi otrzymać na piśmie najpóźniej w dniu podjęcia przez niego pracy w formie telepracy.

W umowie można określić również miejsce wykonywania pracy, jednak nie jest to element niezbędny.

Najlepiej, aby zawrzeć na piśmie jak najwięcej uzgodnień pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, m.in. co do zasad kontaktu, sposób i formę kontroli dokonywanej przez pracodawcę, czy też zasad ochrony danych udostępnianych pracownikowi. Im więcej zostanie określone w umowie, tym więcej nieporozumień można uniknąć na drodze pracodawca-pracownik.

Pracodawca może kontrolować telepracownika w miejscu pracy. Jeżeli jest nim dom pracownika, kontrola musi odbyć się z poszanowaniem prywatności pracownika. Kontrola może dotyczyć sprawdzenia czy pracownik przestrzega zasad BHP, jak wykonuje swoje obowiązki, jak korzysta z powierzonego sprzętu. Jednak przed kontrolą, telepracownik musi wyrazić na nią zgodę na piśmie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Przepisy jednak nie precyzują, czy wyrażona zgoda jest zgodą jednorazową i na każdą kontrolę wymagana jest oddzielna zgoda, czy też raz wyrażona zgoda dotyczy wszystkich kontroli. Rozwiązaniem może być zawarcie informacji o zasadzie wyrażania zgody w umowie między pracodawcą i pracownikiem, lub podpisywanie przez pracownika zgody na kontrolę w konkretnym dniu.

Pierwszą kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca powinien przeprowadzić przed rozpoczęciem pracy przez telepracownika, jeżeli ten zgłosi taki wniosek. Ponadto pracownikowi należy zapewnić szkolenia z zakresu BHP, jednak przepisy nie regulują sposobu przeprowadzania tych szkoleń oraz zakresu ubezpieczenia pracowniczego.

To, że pracownik świadczy swoją pracę w miejscu zamieszkania, nie wyłącza odpowiedzialności pracodawcy wynikających z przepisów BHP. W przypadku pracy w domu, z obowiązków pracodawcy określonych w dziale X KP wyłącza się:

<!--[if !supportLists]-->1) <!--[endif]-->obowiązek dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy (art. 212 pkt 4 KP),

<!--[if !supportLists]-->2) <!--[endif]-->obowiązki określone w rozdziale III działu X KP,

<!--[if !supportLists]-->3) <!--[endif]-->obowiązek zapewnienia odpowiednich urządzeń higienicznosanitarnych (art. 233 KP).

Zatrudniając pracownika w formie telepracy, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi odpowiedni sprzęt, za pomocą którego będzie pracował na odległość oraz zapewnić szkolenie z zakresu obsługi powierzonego sprzętu. Także pracodawca ponosi koszt eksploatacji, konserwacji, napraw i ubezpieczeń sprzętu powierzonego pracownikowi do wykonywania pracy.

Obie strony mogą również zawrzeć porozumienie, że telepracownik będzie wykonywał pracę na własnym sprzęcie. W tym celu mogą zawrzeć umowę określającą warunki wykorzystywania sprzętu prywatnego do celów zawodowych. Za wykorzystywanie własnego sprzętu do pracy, telepracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej bądź we wspomnianej umowie, bądź w regulaminie zakładowym. Ekwiwalent ten jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych i nie zwiększa podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu należy uwzględnić czynniki mające bezpośredni wpływ na jego wysokość, ma on stanowić zwrot nakładów na zakup i utrzymanie sprzętu. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu należy w szczególności brać pod uwagę normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe, ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Pracodawca nie może jednak dopuścić, by pracownik wykorzystywał do pracy sprzęt osoby trzeciej. W takim wypadku nie należy się pracownikowi ekwiwalent, a w przypadku jego wypłacenia należy naliczyć zaliczkę na podatek dochodowy i pełne składki ZUS. Telepracownik oraz inni pracownicy wykonujący taką samą lub podobną pracę muszą być traktowani jednakowo, czy to w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania czy też dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych., jednak przy uwzględnieniu odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy.

Telepracownik, tak jak inni pracownicy ma prawo do przebywania na terenie zakładu pracy, korzystania z pomieszczeń pracodawcy, pracodawca też musi umożliwić korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również odmowy pod­jęcia takiej pracy.

Badania wykazują, że w Polsce jedynie 1% pracowników zatrudnionych jest w formie telepracy. Należy mieć nadzieję, że zmiana przepisów przyczyni się do spopularyzowania tej formy zatrudnienia, tym bardziej, ze jak szacują pracodawcy jest ona tańsza o 30% od ?zwykłych? form zatrudnienia i umożliwia pozyskanie do firmy specjalistów z innych regionów.

Autor: Gabriela Suchodoła