2005-07-29

Przedmiotem drugiej części artykułu będzie realizacja dofinansowanego projektu. Postaram się Państwu przedstawić podstawowe zagrożenia wynikające z niewłaściwego zarządzania przedsięwzięciem. Mam nadzieję, że opisane informacje nie odbiorą Państwu radości z faktu przyznania dotacji. Owszem dofinansowanie to powód do dumy i zadowolenia. Wydaje mi się jednak, że troska o powodzenie projektu powinna być nadrzędna.

Wyobraźmy sobie, że otrzymaliście Państwo dofinansowanie do Projektu i lada dzień rozpoczynacie działania. Pragniecie Państwo zrealizować projekt z największą starannością, tak, aby móc bez problemu rozliczyć działania i otrzymać refundację poniesionych kosztów. Pomogę Państwu i wymienię kilka elementów, na które należy zwracać szczególną uwagę.

1.       Pamiętaj o powtórnej definicji projektu. Aplikując o dotację stworzyłeś już wstępną definicję projektu: podział na zadania, przypisanie zasobów, harmonogram, plan budżetu. Teraz jednak po kilku miesiącach musisz to wszystko zweryfikować i ewentualnie zmienić. Mogło się przecież okazać, że Twój budżet z wniosku nie został w całości sfinansowany, albo też procedury oceniające przeciągnęły się ponad zakładane terminy i przez to trzeba zmienić cały plan działania. Czyli powtórz wszystko to co robiłeś pisząc wniosek raz jeszcze.

2.       Zapoznaj się jeszcze raz z umową i wytycznymi. Ten etap oddzielony jest od poprzedniego o kilka (kilkanaście) miesięcy. Umowa o dofinansowanie, regulaminy, ustawy i odpowiednie wytyczne stają się na czas projektu Twoją Biblią. Czytaj to często dla przypomnienia, do czego się zobowiązałeś i na jakich warunkach. Czytaj również zawsze wtedy kiedy rodzą się jakieś wątpliwości co do sposobu realizacji.

3.       Stwórz procedury organizacyjne i zasady pracy nad Projektem. Nie traktuj ich jak zło konieczne. Zastanów się, w jaki sposób chcesz nadzorować pracę zespołu i co sprawi, że czynności w ramach działań projektu będą wykonywanie poprawnie. Niezależnie od doświadczenia osób zaangażowanych w przedsięwzięcie procedury ułatwiają realizację zadań i usprawniają komunikację zespołu. Dla Państwa jako podmiotu realizującego Projekt to korzyść w postaci porządkowania procesów pracy, dla instytucji nadzorującej, informacja, że projekt jest zarządzany profesjonalnie i z należytą dbałością. Procedury te szczególnie ważne są przy projektach dłuższych i wielo-partnerskich.

4.       Planuj i wykonuj działania zgodnie z harmonogramem. Bardzo ważne jest, aby projekt wystartował w zakładanym terminie. Zwłoki w działaniach powodują na ogół spiętrzenie się prac i tym samym osłabiają Państwa kontrolę nad poprawnością działań. Czasem niewielka zwłoka powoduje przesunięcie wszystkich kolejnych czynności. To w konsekwencji prowadzi do opóźnienia realizacji celów projektu i jest poważnym odstępstwem od założeń. Ponadto każde odstępstwo od harmonogramu należy pisemnie zgłosić instytucji wdrażającej. Nawet, jeśli Państwa zdaniem zwłoka jest nieznaczna, należy ją obiektywnie przedstawić i zaproponować działania naprawcze.

5.       Dokumentuj wszystkie wydatki na bieżąco. Nawet, jeśli Państwa projekt zakłada rozliczenie finansowe po realizacji działań, nie zwlekaj i zacznij gromadzić wszystkie dokumenty na bieżąco. Warto wykonywać miesięczny (czasami nawet tygodniowy w okresach spiętrzenia prac) spis wydatków, tak aby skutecznie kontrolować koszty projektu. Jeśli miesięczne zestawienie wskazują na niedoszacowanie (lub przeszacowanie) budżetu w wybranych pozycjach budżetu należy natychmiast gruntownie przeanalizować zaplanowany kosztorys i zastanowić się czy nie wymaga on zmiany. Na ogół zmiany budżetu są możliwe. Muszą jednak być zgodne z wytycznymi, bardzo dobrze uargumentowane i przede wszystkim wymagają często aneksu do umowy dotacji. Pamiętajmy, że taka procedura jest dość czasochłonna, a wprowadzone zmiany mogą być wprowadzane w życie w odpowiednim wyprzedzeniem.

Przykład 1: W budżecie projektu zaplanowano podróże personelu projektu zakładając stawkę miesięczną. Wydatek ten miał się odbywać na podstawie zestawienia miesięcznych biletów za dojazdy do miejsca realizacji projektu. W drugim miesiącu projektu na podstawie zestawienia wydatków okazało się, że niewiele osób skorzystało z możliwości zwrotu kosztów za bilety. Większość osób dojeżdżała na miejsce własnym pojazdem. A zatem logiczne byłoby rozliczenie tej pozycji budżetowej na podstawie tak zwanej kilometrówki. Nie możecie Państwo jednak samowolnie zmienić jednostki i stawki w kosztorysie. Należy przeanalizować taki stan rzeczy: Czy wszyscy zaangażowani w projekt wiedzieli, że dojazdy będą rozliczne wyłącznie na podstawie biletów? Czy dojazd własnym samochodem był korzystniejszy i bardziej ekonomiczny? Jeśli tak, należałoby urealnić budżet wprowadzając do niego zmianę. Nie należy jednak zapominać, że wnioskowana chęć wprowadzenia zmiany powinna być odpowiednio argumentowana. Jeśli otrzymacie Państwo pozytywną odpowiedź, należy dokładnie określić, od kiedy zmiany nowego budżetu wchodzą w życie. Jeśli jesteście Państwo pewni decyzji Instytucji Wdrażającej, należy rozpropagować informację w zespole Projektowym i od tego czasu rozliczać wydatek na podstawie innych niż dotychczas dokumentów finansowych.

Przykład 2: Wśród wydatków kwalifikowanych w projekcie inwestycyjnym zaplanowany jest zakup maszyny o wartości 30% kosztów projektu. Zakup sprzętu wymaga zabrania minimum 3 ofert cenowych i wyboru najkorzystniejsze (procedura nie zakładała w tym przypadku zamówienia publicznego na zakup). Brak ofert może skutkować zastrzeżeniem, co do gospodarności środkami w ramach projektu i zakwestionowania słuszności zakupu. Jeśli zakup zostanie zakwestionowany może to oznaczać wyłączaniem go z kosztów kwalifikowanych projektu. Ponadto, jeśli sam zakup był działaniem kluczowym i służył realizacji celów projektu, może to również oznaczać brak realizacji celu.

Zawsze, jeśli pojawia się wątpliwość odnoście wymaganych dokumentów finansowych warto wstrzymać wydatki i zwrócić się o opinię do instytucji wdrażającej. Pamiętajmy, że wydatki są rozliczne na podstawie dokumentów finansowo ? księgowych. Brak odpowiednich dokumentów uniemożliwia nam rozliczenie wydatku i wykazania go jako koszt kwalifikowany. Systematyczne kompletowanie i opisywanie wszystkich dokumentów ma podstawową zaletę: Państwu pozwala kontrolować wydatki i efektywnie ponosić koszty, Instytucji Wdrażającej łatwej weryfikować koszty w przypadku kontroli. Ta zasada jest szczególnie ważna w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie. Wówczas oprócz kosztów projektu dochodzą do dokumentowania również koszty partnera i wszelkie ruchy na koncie dotacyjnym związane z wypłatami i zaliczkami dla Partnera.

Należy pamiętać również o tym, że przy niektórych dotacjach konieczne jest opisanie dokumentu zgodnie z wymaganiami Instytucji Wdrażającej. Znacznie łatwiej zrobić to na bieżąco kiedy jeszcze pamiętamy czego dokładnie dotyczył dokument, niż przy rozliczaniu samej dotacji, kiedy dokumentów mamy niejednokrotnie tysiące.

Dokumentuj wszystkie efekty projektu na bieżąco. Podobnie jak z dokumentacją finansową jest z dokumentacją merytoryczną. Brak odpowiedniego dokumentu jest równoznaczny z niezrealizowanym działaniem. Wszystkie wzory dokumentów powinny być zgodne z wytycznymi. Jeśli samodzielnie tworzymy dokument i mamy wątpliwości, co do jego poprawności, zawsze należy zasięgnąć opinii Instytucji Wdrażającej. Czasem istnieją gotowe wzory, które należy wykorzystać i stosować w dokumentacji. Są one o tyle wygodne, że zawierają wszelkie wymogi, co do wizualizacji projektu. Co ważne: każdy program wymaga nieco innego dokumentowania efektów projektu. Pamiętaj również, że efektem projektu są też wszelkie prace związane z wizualizacją projektu i jego marketingiem. Zachowaj po jednym egzemplarzu wszelkich ogłoszeń, ulotek, materiałów.

6.      

Przykład 1: Projekt polegający na organizacji cyklu szkoleń. Lista obecności na szkoleniach wymaga odręcznego podpisu osoby uczestniczącej na szkoleniu. Wówczas należy przygotować wykaz uczestników szkolenia z miejscem na podpis beneficjenta. To wydaje się być prozaiczne. Natomiast można sobie wyobrazić, jakim problemem staje się lista obecności niespełniająca tego kryterium w kontekście dokumentacji realizacji szkoleń. Przypomnę, ze brak odpowiedniego dokumentu jest tożsame z brakiem realizacji celu. Tu konsekwencją byłoby brak przeszkolenia zakładanej liczby uczestników bądź też uznanie, że całe szkolenie nie spełniło wymogów i w związku z tym nie jest kwalifikowane do pokrycia z dotacji.

Przykład 2: Projekt polegający na organizacji doradztwa dla bezrobotnych. Kwalifikacja uczestników szkolenia powinna odbywać się na podstawie zaświadczenia z Urzędu Pracy o pozostawaniu bez zatrudnienia przez okres minimum 12 miesięcy. Wszyscy, którzy zgłosili udział w szkoleniu potwierdzili, że spełniają kryterium. Niestety nie wszyscy dostarczyli zaświadczenia z urzędu. W czasie trwania projektu okazało się, że kilka osób korzysta z doradztwa, mimo, że pozostaje bez zatrudnienia przez okres krótszy niż 12 miesięcy. W konsekwencji Podmiot nie zorganizował dodatkowej rekrutacji i nie zapewnił doradztwa zakładanej liczbie bezrobotnych. Cel projektu nie został osiągnięty.

Ostatnia uwaga: Właściwa realizacja projektu jest Twoją dobrą wizytówką na przyszłość. Zawsze możesz (i powinieneś) się tym chwalić podczas wnioskowania o kolejne środki. Jeżeli więc widzisz jakieś zagrożenie dla poprawnej realizacji projektu zastanów się czy nie warto sięgnąć po pomoc z zewnątrz.