Case study - Pater Firma - producent kostki brukowej

OPIS WDRO?ENIA W PATER FIRMA

Pater Firma A.E. Daniluk jest firm? prywatn?, której centrala znajduje si? w Siemiatyczach.

Oprócz rozproszenia terytorialnego specyficzny dla tej firmy jest szeroki zakres prowadzonej dzia?alno?ci:

• produkcja kostki brukowej,
• dystrybucja materia?ów budowlanych,
• sprzeda? hurtowa i detaliczna materia?ów budowlanych,
• sprzeda? paliw,
• prowadzenie w?asnego baru na potrzeby klientów stacji paliw,
• us?ugi transportowe.

Dynamiczny rozwój i potrzeba uzyskania jednolitej informacji na temat zyskowno?ci w ka?dym rodzaju dzia?alno?ci, a równie? w ka?dej lokalizacji zrodzi?y potrzeb? wprowadzenia do firmy nowego systemu ewidencjonowania danych gospodarczych.

Jednych z g?ównych uwarunkowa? realizacji wdro?enia by?y niskie koszty eksploatacji przysz?ego systemu, co wi?za?o si? z nast?puj?cymi czynnikami:

• tania i dost?pna technologia, w jakiej b?dzie pracowa? przysz?y system,
• tanie i dost?pne po??czenia pomi?dzy poszczególnymi lokalizacjami,
• ale tak?e, co mog?o si? wyda? nie mo?liwym do zapewnienia, nie rozwijanie zasobów ludzkich przedsi?biorstwa o pracowników dzia?u informatycznego.

Prace przy wdro?eniu zosta?y rozpocz?te 5 wrze?nia 2000.

Zaproponowali?my podzielenie procesu wdro?enia zintegrowanego systemu do zarz?dzania przedsi?biorstwem na dwa etapy:

Etap I - wprowadzenie systemu ewidencji zdarze? gospodarczych, ujednoliconego pod wzgl?dem ró?nych obszarów dzia?alno?ci jak i rozproszenia terytorialnego. Data rozpocz?cia wykorzystania nowego systemu zosta?a ustalona na 1 stycznia 2001. By?o to uwarunkowane rozpocz?ciem nowego okresu rozrachunkowego. Jako system do ewidencji mia? by? wykorzystany Concorde XAL w wersji 2.66, u?ywany w ka?dej lokalizacji dzi?ki zastosowaniu terminali. Zdecydowano aby komunikacja mi?dzy lokalizacjami odbywa?a si? poprzez internet, jako najta?sze a zarazem natychmiastowe medium.

Etap II - dostarczenie narz?dzi pozwalaj?cych analizowa? poszczególne obszary dzia?alno?ci przedsi?biorstwa, a tak?e poszczególne lokalizacje. Data zako?czenia realizacji tych zada? zosta?a ustalona na 1 lipiec 2001. Konieczno?? przesuni?cia w czasie zako?czenia etapu II by?a spowodowana potrzeb? pozyskania danych historycznych do analiz, których Pater Firma w danej chwili nie posiada?.

Tak krótki czas realizacji wdro?enia wymusi? na nas podzia? Etapu I na dwa podprojekty:

• stworzenie infrastruktury technicznej,
• wprowadzenia nowego systemu ewidencji,

Zadania w tych podprojektach by?y realizowane równolegle i odbywa?y si? a? do dnia 30 grudnia 2000 r. kiedy zosta?o przeprowadzone szkolenie u?ytkowników ko?cowych.

Z dniem 1 stycznia 2001 pracownicy naszego Klienta zacz?li pracowa? w nowym systemie. W pierwszym miesi?cu pracy u?ytkownicy mieli oczywi?cie pewne problemy z obs?ug? systemu, lecz obecno?? naszego konsultanta w Centrali firmy oraz 24-godzinny telefoniczny hot-line sprawi?y, ?e ten uci??liwy okres zosta? skrócony do minimum i obecnie obs?uga klientów przebiega bez zak?óce?.

Prace Etapu II zosta?y przyspieszone z uwagi na konieczno?? wcze?niejszego dostarczenia analiz pozwalaj?cych na lepsze sterowanie firm?, w efekcie czego do ko?ca marca 2001 wykonano mi?dzy innymi:

• integracj? z systemem sterowania produkcj?
• automatyczne rozliczanie kosztów produkcji
• analizy rzeczywistego jednostkowego kosztu wytworzenia wyrobu
• analizy rentowno?ci na poziomie ka?dego wyrobu
• analizy rentowno?ci poszczególnych sk?adów
• porównanie zu?ycia materia?ów z wykonan? dobr? produkcj? z dok?adno?ci? do operatora i linii
• analizy kosztów transportu (rozliczenie z dok?adno?ci? do kierowcy i samochodu)
• analizy sprzeda?y wyrobów w okresach w ró?nych przekrojach

Wszystkie te funkcje wykonywane s? automatycznie, bez zwi?kszenia nak?adu pracy u?ytkowników. Nie jest równie? potrzebny udzia? informatyków (nasz Klient nie posiada ?adnego).

Nasza ch?? przyspieszenia Etapu II wynika?a równie? ze ?wiadomo?ci, i? d?u?sze wdra?anie jest niezwykle uci??liwe dla firmy i powoduje wzrost kosztów ca?ego przedsi?wzi?cia, których co gorsza nie mo?na uzna? za koszty okresu i wykorzysta? efektu d?wigni podatkowej. W efekcie nast?puje wtedy równie? opó?nienie zwrotu z inwestycji. Z uwagi na ograniczone zasoby ludzkie w firmie oraz sezonowo?? dzia?alno?ci istotne jest, aby ?zmie?ci? si?? z wdro?eniem w za?o?onych ramach czasowych, gdy? w przeciwnym przypadku mo?e si? to odbi? niekorzystnie na realizacji podstawowych zada? firmy.