|
2009-03-05
Problem zarz?dzania projektami oraz uj?cia przychodów i kosztów z nimi zwi?zanych przewija? si? wielokrotnie w mojej praktyce. B?d?c z jednej strony menad?erem kilkudziesi?ciu du?ych projektów za? z drugiej strony projektuj?c polityki rachunkowo?ci i sposoby uj?cia projektów w ramach tych polityk zauwa?y?am, ?e nastr?cza to obu stronom (czyli Project Managerom oraz ksi?gowym) wiele problemów. Artyku? ten jest pewn? prób? podsumowania cz??ci rozwa?a? zwi?zanych z zarz?dzaniem projektami oraz uj?ciem rachunkowym kosztów i przychodów projektów.
Zgodnie z jedn? z definicji projekt jest to:
? zorganizowany ci?g dzia?a? ludzkich,
? zmierzaj?cy do osi?gni?cia za?o?onego wyniku,
? zawarty w sko?czonym przedziale czasu z wyró?nionym pocz?tkiem i ko?cem,
? realizowany najcz??ciej zespo?owo,
? z wykorzystaniem sko?czonej ilo?ci zasobów.
?Trójk?t? definiuj?cy projekt sk?ada si? z takich parametrów jak:
? Zakres
? Czas
? Koszty
Podstawowym aksjomatem zarz?dzania projektami jest powi?zanie tych trzech parametrów czyli:
? nie mo?na zmieni? zakresu nie zmieniaj?c którego? z pozosta?ych parametrów (np. spróbujcie zbudowa? 2-krotnie wi?kszy dom nie zmieniaj?c czasu lub kosztów a najcz??ciej obu tych parametrów)
? nie mo?na zmieni? czasu nie zmieniaj?c którego? z pozosta?ych parametrów (najcz?stszy przyk?ad to znowu budowa domu ? je?eli chcemy to zrobi? szybko, to zazwyczaj robimy to wy?szym kosztem zatrudniaj?c wykonawców zamiast cz??? rzeczy zrobi? samodzielnie metod? gospodarcz?)
? i w ko?cu nie mo?na zmieni? kosztów je?eli nie zmienimy którego? z pozosta?ych parametrów (i znowu budowa domu ? ni?szy koszt to albo mniejszy dom, albo wykonanie czego? we w?asnym zakresie co oznacza zazwyczaj d?u?szy czas)
Mo?na zapyta? jak to wszystko przek?ada si? na funkcjonowanie przedsi?biorstw, które ??yj?? z prowadzenia projektów. Odpowied? jest oczywi?cie bardzo prosta. Przedsi?biorstwa takie zawieraj?c kontrakt na wykonanie projektu zak?adaj? zazwyczaj pewn? zyskowno?? przy okre?lonych wcze?niej za?o?eniach czyli w?a?nie: zakresie, czasie realizacji, kosztach oraz dodatkowo wewn?trznie za?o?onej metodologii realizacji projektu. W zwi?zku z tym przedsi?biorstwa takie powinny kontrolowa? na ka?dym etapie zgodno?? za?o?e? z rzeczywisto?ci?. Aby zmniejszy? ryzyko wi?kszo?? projektów dzielona jest na etapy, z których ka?dy ma wyra?nie okre?lony pocz?tek (zdarzenie inicjuj?ce oraz czas) oraz wyra?nie okre?lony koniec (produkt etapu, czas, koszty).
W naszych rozwa?aniach skupimy si? na jednym z aspektów kontroli projektów ? kosztach i przychodach projektu oraz jego etapów.
Nale?y zauwa?y?, ?e kwesti? sposobu okre?lania kosztów i przychodów reguluje w przedsi?biorstwach przede wszystkim wewn?trzna polityka rachunkowo?ci bazuj?ca na jednym z 3 mo?liwych aktów:
a) ustawie o rachunkowo?ci (artyku?y 34a, 34c, 34d)
b) krajowych standardach rachunkowo?ci (krajowy standard nr 3 ?Niezako?czone us?ugi budowlane?)
c) Mi?dzynarodowych standardach rachunkowo?ci (MSR 11)
Generalnie podstawowe zasady rachunkowo?ci wskazuj? konieczno?? ujmowania przychodów proporcjonalnie do stopnia zaawansowania prac w projekcie. Stopie? zaawansowania zgodnie z art. 34a ustawy o rachunkowo?ci ?mierzy si? w zale?no?ci od przyj?tej przez jednostk? metody:
1) udzia?em kosztów poniesionych od dnia zawarcia umowy do dnia ustalenia przychodu w ca?kowitych kosztach wykonania us?ugi,
2) liczb? przepracowanych godzin bezpo?rednich wykonania us?ugi,
3) na podstawie obmiaru wykonanych prac,
4) inn? metod??
Jak wida? istnieje do?? du?a mo?liwo?? wyboru metody ustalania przychodu. Wyobra?my sobie jednak projekt, który z?o?ony jest z 3 etapów:
Etap 1. praca badawczo-rozwojowa, w czasie której 3 osoby po?wi?caj? g?ównie czas na znalezienie optymalnego rozwi?zania problemu i zrobienia dokumentacji prototypu maszyny ? w tym etapie w zasadzie jedynym kosztem s? p?ace pracowników oddelegowanych do danego zadania
Etap 2. prototypowanie ? etap, w którym wytwarzany i testowany jest pierwszy prototyp. Koszty s? ju? do?? zró?nicowane ? troch? pracy ludzkiej, nieco kosztów materia?ów i sprz?tu.
Etap 3. produkcja seryjna ? etap, w którym wytwarzanym jest seria produktów zaprojektowanych w etapie 1 i 2. Wi?kszo?? kosztów na tym etapie to materia?y i us?ugi oraz nieco kosztów wynagrodze?.
Przyk?ad ten nastr?cza w kontek?cie art. 34a du?o problemów co do przyj?cia jednolitej metody do rozliczania wszystkich etapów prac jednakowo.
Ustawa o rachunkowo?ci wskazuje nam w art. 10 ust. 3 mo?liwo?? oparcia si? o szersze zapisy krajowych standardów rachunkowo?ci a w przypadku ich braku o Mi?dzynarodowe Standardy Rachunkowo?ci (MSR).
Bezpo?rednie odniesienie do art. 34a, 34c i 34d ma krajowy standard rachunkowo?ci nr 3 ?Niezako?czone us?ugi budowlane?. Jednak?e standard ten w punkcie I.3 w sposób wyra?ny zaw??a stosowanie tego standardu wy??cznie do us?ug budowlanych, których rozumienie równie? jest zaw??one w punkcie II.1 do us?ug budowlanych. Punkt I.3 krajowego standardu zaleca jednak?e stosowanie tego standardy do innych us?ug o podobnym charakterze zasad ustalania kosztów i przychodów.
I w tym miejscu oczywi?cie rodzi si? problem na jakiej podstawie stwierdzi?, ?e nasz projekt ma podobny charakter. Moim zdaniem oparcie mo?na znale?? w wewn?trznie stosowanej metodologii prowadzenia poszczególnych etapów projektów.
Generalnie mo?na wyró?ni? przynajmniej dwa sposoby podzia?u metodologii zarz?dzania projektami:
a) metodologie ?klasyczne? takie jak np. PMI / PMBoK, PRINCE2, RUP
b) metodologie ?lekkie? (Agile) takie jak np. Scrum, XP, XPrince
Metodologie ?klasyczne? skupiaj? si? w ca?o?ci na standaryzacji podej?cia, terminologii i dokumentacji. Metodologie te zak?adaj? dok?adn? kontrol? nad ka?dym etapem prac, pocz?tkiem oraz ko?cem projektu. Dok?adnie okre?laj? produkty projektu cho? czasami nie okre?laj? sposobu doj?cia do wymaga? odno?nie tego? produktu.
Metodologie ?lekkie? stawiaj? nacisk na bezpo?redni? komunikacj? w zespole wytwórczym i realizowanie projektu iteracyjnie. Metody przeznaczone s? g?ównie dla ma?ych zespo?ów gdzie istnieje mo?liwo?? ?atwej komunikacji, dzi?ki czemu nie ma potrzeby tworzenia du?ej ilo?ci dokumentacji. Pozwala to na ?atwiejsze zrozumienie zagadnienia oraz zminimalizowanie ryzyka w projektach o relatywnie krótkim czasie wykonania, ale za to wymaga dobrze zgranego i sta?ego zespo?u.
Jak ju? z samego opisu mo?na zauwa?y? zazwyczaj prace badawczo-rozwojowe, projektowe a czasami prototypowe cz?sto prowadzone s? w oparciu o metodologie ?lekkie?. Prace, które maj? zako?czy? si? materialnym efektem w postaci zapasów czy te? innych aktywów tworzone s? cz?sto w oparciu o metodologie klasyczne.
W przytoczonym wcze?niej przyk?adzie projektu etapy 1 i 2 mog? wi?c by? robione na bazie innej metodologii ni? etap 3.
Powracaj?c do kwestii podobie?stwa danego projektu do us?ugi budowlanej wymienionej w krajowym standardzie nr 3 nale?y wi?c zauwa?y?, ?e us?uga budowlana w znacz?cym procencie przypadków (wg mojej wiedzy ponad 80%) opiera si? o zarz?dzanie bazuj?ce na metodologiach klasycznych. Jak w zwi?zku z tym mamy odnie?? si? do naszego przyk?adu, który bez w?tpienia w ca?o?ci ?klasyczny? nie jest ?
Moim zdaniem najprostsze b?dzie podzielenie go na etapy i zastosowanie do poszczególnych etapów ró?nych sposobów wyceny. Ze wzgl?du jednak na fakt, ?e mamy do czynienia z czym? co nie jest opisane przez krajowy standard warto do ustalania zasad polityki rachunkowo?ci si?gn?? do Mi?dzynarodowych Standardów Rachunkowo?ci (MSR 11). Sposób uj?cia w ksi?gach rachunkowych (czyli najbardziej elementarny sposób kontroli zyskowno?ci projektu) powinien by? zgodny z metodologiami oraz MSR i opisany w przyj?tej przez firm? polityce rachunkowo?ci. Pozwoli to menad?erom na sprawne zarz?dzanie firm? w której realizowanych jest równolegle wiele projektów.
Autor: Agnieszka Baklarz
|
