PROPHIX - Budżetowanie ponad arkuszami

Podstawowe obszary funkcjonalne systemu PROPHIX to:

Budżetowanie

PROPHIX to narzędzie dzięki, któremu menadżerowie mogą spędzić więcej czasu na podejmowanie decyzji biznesowych nie tracąc go na żmudne i czasochłonne przygotowywanie danych. Posiadanie elastycznego, kompleksowego systemu budżetowania staje się w dzisiejszym świecie nie tylko potrzebą, ale wręcz koniecznością.

PROPHIX umożliwia szybkie i łatwe utworzenie modelu budżetowego firmy, dając użytkownikowi więcej czasu na analizę i zrozumienie danych. PROPHIX jest narzędziem, które można wyjątkowo szybko i prosto wdrożyć . Zaprojektowany z myślą o administratorach budżetu, Controllerach, Kreator Nowego Budżetu jest wstanie utworzyć model w ?sekundy?.

Korzystając z Menadżera Kont, Menadżera Wymiarów oraz Modułu Importu Danych utworzona unikalna struktura organizacji oraz kont budżetowych jest wypełniana danymi umożliwiając rozpoczęcie procesu budżetowania.

Dla firm pracujących na rynkach międzynarodowych, PROPHIX dostarcza funkcjonalność wielowalutową. PROPHIX dając możliwość aktualizacji kursów wymiany, automatycznej konsolidacji danych wielowalutowych, konwersji waluty na walutę raportującą powoduje, że budżet staje się bardziej precyzyjny i wiarygodny.

Podstawowe korzyści

• ? Przyjazny Interfejs (w stylu Windows Explorer ) do aktualizacji struktury firmy
• ? Tworzone dla użytkownika, elastyczne szablony budżetowe
• ? Kontrola Bazy Danych umożliwiająca bezpieczny dostęp dla wielu użytkowników
• ? Narzędzia do tworzenia formuł, zależności między danymi dla ?wyszukanych? budżetów

Prognozy

Wiele firm dokonuje rewizji planów/budżetów w środku roku. Wymaga to zwykle połączenia danych z Wykonania z budżetem roku bieżącego oraz zapamiętania danych budżetu z całego roku. W niektórych firmach proces taki przebiega co miesiąc. Funkcjonalność systemu PROPHIX powoduje, że tworzenie prognoz oraz rewizji planów w ciągu roku staje się proste.

Plany, scenariusze są od razu dostępne do analizy. Moduł Menadżer Wersji umożliwia Administratorowi Budżetu tworzenie planów/budżetów w różnych układach czasu . Menadżer Procesów sprawia, że tworzenie prognoz w ciągu roku jest łatwe.

Wbudowane mechanizmy prognozowania automatyzują proces przenoszenia danych budżetowych oraz danych z wykonania. Zwiększenie częstotliwości tworzenia prognoz wspomaga proces planowania i podejmowania decyzji biznesowych poprzez dostarczanie danych z wykonania i częstszego badania odchyleń.

Podstawowe korzyści

• ? Planowanie przyszłych okresów na podstawie analizy trendów danych historycznych
• ? Automatyzacja przenoszenia założeń do całej prognozy
• ? Dokładne plany dzięki porównaniu wielu prognoz

Konsolidacja

W procesie planowania dla wielu działów, projektów bądź produktów, niezbędne jest konsolidowanie danych. System PROPHIX dokonuje automatycznej konsolidacji wielowymiarowej struktury budżetu. Efektywny interfejs ?przeciągnij-i-puść? pozwala na reorganizację tej struktury w każdym momencie procesu planowania. Nie ma znaczenia czy jest to sprawozdanie miesięczne, alokacja lub konsolidacja finansowa, system PROPHIX dba o to, aby nie było żadnych brakujących liczb bądź przerwanych połączeń.

Sposób konsolidacji danych zależy od specyfiki firmy, jej struktury organizacyjnej potrzeb biznesowych. Menedżer Wymiarów jest narzędziem, które umożliwia użytkownikowi ustawienie odpowiedniego sposobu konsolidacji danych zgodnie z potrzebami biznesowymi. Menedżer Kont oraz Import Danych to narzędzia, które pracują według tej samej metodologii dbając o właściwą konsolidację danych finansowych i biznesowych.

Dla firm, które pracują na rynkach zagranicznych istotne staje się budżetowanie w wielu walutach. Wbudowany w system PROPHIX mechanizm konsolidacji zawiera funkcjonalność planowania wielowalutowego. Użytkownik wprowadza dane w swojej lokalnej walucie lub w walucie obcej ? dane automatycznie są konwertowane na walutę ?raportującą?.

Podstawowe korzyści

• ? Integralność i bezpieczeństwo konsolidowanych danych
• ? Konsolidacja na wielu poziomach, również po zmianie struktury organizacji
• ? Automatyczna konsolidacja danych dla nowych elementów w strukturze konsolidacji
• ? Konsolidacja wielu walut w module raportującym

Konsolidacja

W procesie planowania dla wielu działów, projektów bądź produktów, niezbędne jest konsolidowanie danych. System PROPHIX dokonuje automatycznej konsolidacji wielowymiarowej struktury budżetu. Efektywny interfejs ?przeciągnij-i-puść? pozwala na reorganizację tej struktury w każdym momencie procesu planowania. Nie ma znaczenia czy jest to sprawozdanie miesięczne, alokacja lub konsolidacja finansowa, system PROPHIX dba o to, aby nie było żadnych brakujących liczb bądź przerwanych połączeń.

Sposób konsolidacji danych zależy od specyfiki firmy, jej struktury organizacyjnej potrzeb biznesowych. Menedżer Wymiarów jest narzędziem, które umożliwia użytkownikowi ustawienie odpowiedniego sposobu konsolidacji danych zgodnie z potrzebami biznesowymi. Menedżer Kont oraz Import Danych to narzędzia, które pracują według tej samej metodologii dbając o właściwą konsolidację danych finansowych i biznesowych.

Dla firm, które pracują na rynkach zagranicznych istotne staje się budżetowanie w wielu walutach. Wbudowany w system PROPHIX mechanizm konsolidacji zawiera funkcjonalność planowania wielowalutowego. Użytkownik wprowadza dane w swojej lokalnej walucie lub w walucie obcej ? dane automatycznie są konwertowane na walutę ?raportującą?.

Podstawowe korzyści

• ? Integralność i bezpieczeństwo konsolidowanych danych
• ? Konsolidacja na wielu poziomach, również po zmianie struktury organizacji
• ? Automatyczna konsolidacja danych dla nowych elementów w strukturze konsolidacji
• ? Konsolidacja wielu walut w module raportującym

Analizy

Karta wyników to narzędzie dla decydentów w firmie umożliwiające analizowanie odchyleń i prezentujące dane w czytelny i przyjazny sposób. Odchylenia od wykonania prezentowane są w postaci liczb oraz graficznych wskaźników Dobrze/Źle/Neutralnie. Bieżąca analiza kluczowych wskaźników daje menedżerom szanse na szybkie reagowanie w przypadku pojawienia się istotnych odchyleń oraz podejmowania trafnych decyzji biznesowych.

Elastyczne ustawianie progów odchyleń w Menedżerze Kont: Administrator Budżetu Ustawia progi odchyleń dla poszczególnych kont wybierając 4 parametry ? metoda wyliczenia, metoda pokolorowania, format numeryczny, odchylenia % lub kwotowe. Każde konto może być monitorowane korzystając z różnych parametrów.

Definiowane widoki kont dla poszczególnych użytkowników: Administrator budżetu może zdefiniować rożne widoki kont dla poszczególnych użytkowników PROPHIX. Po uruchomieniu Karty wyników zostanie automatycznie otwarty zdefiniowany dla użytkownika widok.

Nawigacja zbliżona do Internet Explorera: Przycisk idź do widoku domyślnego, przejdź do przodu, z powrotem, wchodzenie w dół, schodzenie w górę to właściwości podobne do nawigacji Internet Expolorera.

Dostęp do szczegółów pomocniczych: Wszystkie linie szczegółów, komentarze załączniki mogą być prezentowane z poziomu Karty Wyników. Dodatkowo istnieje możliwość dołączania notatek, które automatycznie wypełniane są datą utworzenia.

Ochrona zapisu raportów Karty wyników: Tylko Administrator może zapisywać raporty Karty Wyników, dzięki czemu dane są chronione i dostępne tylko dla uprawnionych użytkowników.

Sygnalizacja przekroczenia progów odchyleń: Odchylenia mogą być grupowane wg. statusów. Wybierając odchylenie w kolorze czerwonym (źle), żółtym (neutralnie), zielonym (dobrze) użytkownik może zarządzać grupą odchyleń zgodnie ze swoimi potrzebami.

Prezentacja odchyleń w formie wykresu: Odchylenia mogą być prezentowane w formie wykresu porównując z wykonaniem w wybranym zakresie czasu.

Edycja raportów przez Użytkownika: Użytkownicy mogą edytować i drukować raporty Karty Wyników. Edycja podobna jest do Raportowania OLAP, możliwa jest zmiana czasu, wersji, kont i elementów organizacji w prezentowanych w Karcie Wyników danych.

Zabezpieczenia poziomu dostępu: Wszystkie poziomy dostępu do Karty wyników są zarządzane i ustawiane przez Administratora. Chroniąc raporty przed nieuprawnioną aktualizacją ustawiamy status tylko do odczytu

Raportowanie

PROPHIX dostarcza wyrafinowany, wszechstronny system do raportowania ? tzw. PROPHIX OLAP Reporting, umożliwiający tworzenie formalnych sprawozdań zarządczych, zapewniając jednocześnie elastyczność i podobieństwo interfejsu programu Excel. Technika ?drążenia danych? (ang. drill down), ?wycinaj i kawałkuj? (ang. slice-and-dice) oraz widoki w postaci tabel przestawnych umożliwiają tworzenie w łatwy sposób nowych raportów by sprostać zmieniającym się potrzebom.

Zbudowana na najnowocześniejszej technologii OLAP baza danych PROPHIX stanowi wielowymiarową kostkę danych pozwalającą na sprawdzenie każdego elementu, który włączamy do swojego modelu raportowania. Interfejs raportujący jest bardzo elastyczny oraz idealny zarówno dla tworzenia tymczasowych, jak i formalnych raportów.

Metoda kostki OLAP dotycząca przechowywania danych jest także idealna do wykonywania kalkulacji oraz sumowania i agregowania danych. Bazy danych OLAP są zaprojektowane tak, aby wykonywać konsolidacje oraz kalkulacje bardziej efektywnie niż relacyjne bazy danych. Sprawozdania typu Wynik, Bilans, Przepływ Gotówki oraz raporty odchyleń są bardzo proste do sporządzenia. Wszystkie statystyki, współczynniki, oraz kluczowe wskaźniki wydajności przedsiębiorstwa mogą zostać bez problemu włączone do jakiegokolwiek raportu i zestawienia finansowego. System do raportowania (PROPHIX OLAP Reporting) jest tak wszechstronny, że większość klientów rezygnuje z przesyłania zakończonych budżetów z powrotem do swoich Ksiąg Głównych. PROPHIX staje się dla nich podstawowym rozwiązaniem do zakańczania miesiąca oraz analizy odchyleń.

Podstawowe korzyści

• ? Bezpieczeństwo danych na poziomie bazy danych OLAP
• ? Formatowanie, kalkulacje funkcje w "stylu" arkuszy kalkulacyjnych
• ? Dostosowanie raportów do preferencji użytkownika
• ?
• ? Prezentacja danych w "stylu" tabeli przestawnej
• ? Formatowanie raportów do wydruku do ponownego użycia
• ? Dystrybucja raportów dla kluczowych decydentów zewnętrznych i wewnętrznych

Planowanie personelu

Planowanie Personelu upraszcza i ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi. Jeżeli płace, podwyżki premie pracowników stanowią główny koszt prowadzenia biznesu PROPHIX istotnie uprości proces planowania i śledzenia kosztów pracowniczych. Planowanie Personelu to doskonałe narzędzie do pracy grupowej. Posiada system zabezpieczeń, który umożliwia użytkownikom dostęp do dedykowanych dla nich danych i analiz. Planowanie Personelu umożliwia tworzenie wielu Planów Personelu, dzięki którym użytkownik może tworzyć wiele scenariuszy dotyczących kosztów zatrudnienia. Dane z poszczególnych scenariuszy mogą zostać pogrupowane i przeniesione do odpowiednich wersji budżetów.

Kalkulacje składników płacowych, podatków, dodatków, podwyżek mogą być wprowadzane do indywidualnej kartoteki pracownika. Dzięki temu uzyskujemy pewność, że dane płacowe zostały prawidłowo przypisane do odpowiedniego stanowiska, działu lub centrum kosztowego i zostaną prawidłowo skonsolidowane w utworzonej strukturze organizacyjnej.

Podstawowe korzyści

• ? Kontrola dostępu do danych przez Administratora Budżetu
• ? Automatyczna konsolidacja danych planowania personelu z budżetami i prognozami firmy
• ? Kalkulacje wynagrodzeń tworzone przez użytkownika
• ? Raporty tworzone na potrzeby użytkownika