2005-07-25

Aplikowanie firm o ?rodki z funduszy unijnych jest coraz bardziej popularne. Jeszcze kilka lat temu wiele firm z dystansem podchodzi?o do wiadomo?ci o mo?liwo?ci sfinansowania dzia?alno?ci firmy z pieni?dzy Unii. Forma, w jakiej podane by?y (i s?) wytyczne do programów do dzi? rodzi wiele pyta?. Procedury aplikowania nadal stanowi? barier? dla wielu aplikuj?cych instytucji. Informacje te potwierdzaj? liczby, mówi?ce o milionach niewykorzystanych przez Polsk? EUR. Za g?ówn? przyczyn? takiego stanu rzeczy podaje si? zbyt skomplikowane procedury i niejasne kryteria oceny wniosków. Dzi? jest znacznie wi?cej aplikuj?cych i dla wielu firm przeszkody te ju? nie istniej?. W dotychczasowych programach firmy mog?y zrealizowa? innowacyjne dzia?ania, zmodernizowa? obszary dzia?alno?ci, lub w inny sposób zainwestowa? w rozwój. Wymierne korzy?ci firm z pomocy finansowej UE zach?ci?y do sk?adania kolejnych wniosków i udzia?u w nowych programach. Jednak mimo wszystko aplikowanie jest dalej ma?o skuteczne. Istniej? dzia?ania w ramach, których nie wykorzystano nawet z?otówki. Z pewno?ci? znacie Pa?stwo tytu?y artyku?ów polskich dzienników typu: ?Niewykorzystane przez Polsk? miliony EURO z pomocy unijnej?. Postaram si? odpowiedzie?, dlaczego tak si? dzieje i co mo?na zrobi?, aby przez skuteczne aplikowanie fundusze unijne sta?y si? bardziej dost?pne.

PLAN DZIA?ANIA:

KROK 1: Znajd? odpowiedni fundusz, który pozwoli na sfinansowanie przedsi?wzi?cia

Zacznijmy od wyszukania informacji o funduszach. W zale?no?ci od przedsi?wzi?cia, jakie chcemy sfinansowa? ze ?rodków zewn?trznych istniej? ró?ne programy i fundusze. W?ród najbardziej aktualnych Funduszy mo?na wyró?ni? dwa g?ówne rodzaje ?rodków finansowych

1.       Przedakcesyjne:

-          PHARE, (Polish Hungary Assistance for Restructuring their Economies). Program PHARE jest najwi?kszym z funduszy przedakcesyjnych, z których korzystaj? pa?stwa Europy ?rodkowej i Wschodniej. Polska jest najwi?kszym beneficjentem funduszu. Wi?kszo?? ?rodków z funduszu przeznaczonych jest na dotacje dla przedsi?biorstw.

2.       Strukturalne:

-          EFS (Europejski Fundusz Spo?eczny) - jeden z Funduszy Strukturalnych, który powo?any zosta? w celu wspierania wspólnotowej polityki spo?ecznej. Finansuje on dzia?ania pa?stw cz?onkowskich w zakresie przeciwdzia?ania bezrobociu i rozwoju zasobów ludzkich. Ze ?rodków funduszu finansowane s? g?ównie szkolenia zawodowe, stypendia, praktyki zawodowe, doradztwo i po?rednictwo zawodowe, analizy i badania dotycz?ce rynku pracy itp.

-          EFRR (Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego) (ERDF - European Regional Development Fund). Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego powsta? w 1975 roku jako reakcja na coraz g??bsze rozbie?no?ci w rozwoju regionów (spowodowane kryzysem gospodarczym i przyst?pieniem do UE Wielkiej Brytanii i Irlandii). Jego g?ównym zadaniem jest niwelowanie dysproporcji w poziomie rozwoju regionalnego krajów nale??cych do UE.

W innym podziale mo?na wymieni? ?rodki zwi?zane z nast?puj?cymi obszarami:

-          Rozwój zasobów ludzkich przedsi?biorstw, np. SPO RZL (Sektorowy Program Operacyjny Rozwój Zasobów Ludzkich), PHARE RZL;

-          Rozwój konkurencyjno?ci przedsi?biorstw: SPO WKP (Sektorowy Program Operacyjny Wzrost Konkurencyjno?ci Przedsi?biorstw), PHARE 2003: RiMP (Rozwój i Modernizacja Przedsi?biorstw w oparciu o Nowe Technologie), FDI (Fundusz Dotacji Inwestycyjnych) i inne.

-          Rozwój rolnictwa: SPO ROL;

-          ZPORR (Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego) ? w tym dotacje dla firm na us?ugi i inwestycje.

Cele programu i cele przedsi?wzi?cia

Zatem jak ju? powiedzieli?my najpierw nale?y zastanowi? si?, jakie dzia?anie chcemy sfinansowa?. Czy jest to rozwój przedsi?biorstwa z zakresie technologii, konkurencyjno?ci czy mo?e zasobów ludzkich? Podstawowy b??d widoczny w nieudanych aplikacjach wielu polskich firm o ?rodki publiczne, to taki, ?e firmy chc? sfinansowa? dzia?anie (najcz??ciej zakup) którego cel nie jest jasno okre?lony. W du?ym uproszczeniu kiedy firma rozpoczyna poszukiwanie ?rodków chodzi jej np. o zakup ?rodka transportu. W kontek?cie jednak celów stawianych w programie dotacji inwestycyjnych okazuje si?, ?e pomys? ten bezpo?rednio wcale nie wp?ywa na jakikolwiek rozwój przedsi?biorstwa. Czyli sam pomys? jest niew?a?ciwy w kontek?cie celów funduszu. Pami?tajmy, i? dotacja ma by? celowa, co dok?adne oznacza, ?e ma by? zgodna z celami okre?lonymi w programie, z którego chcemy sfinansowa? dzia?ania.

W?a?ciwo?ci podmiotu i miejsca projektu

Kwestia kwalifikowania si? firmy jako beneficjenta pomocy jest nadrz?dna. Je?li nie spe?niacie Pa?stwo kryterium kwalifikowania si? do konkretnych ?rodków, wniosek Pa?stwa cho?by nie wiem jak dobry, nie b?dzie polega? dalszej ocenie, co w rzeczywisto?ci oznacza, ?e nie b?dzie nawet przeczytany.

Drug? wa?n? kwesti? jest samo miejsce, gdzie b?dzie realizowany Projekt. Kryterium terytorium jest wa?ne równie? punktu widzenia limitów dofinansowania. Pami?tajmy, ?e cz?sto pod uwag? brane jest miejsce realizacji dzia?ania, a nie rejestracji przedsi?biorstwa.

Wielko?? i czas trwania projektu

Gdy zaczniecie Pa?stwo robi? rekonesans funduszy, mo?e okaza? si?, ?e jedno przedsi?wzi?cie mo?e by? sfinansowane z ró?nych ?róde?. Szukaj?c odpowiedniego Funduszu nale?y zwraca? uwag? równie? na kryterium wielko?ci projektu. Wa?ne jest, aby kwota projektu by?a odpowiednia do oferowanych proporcji dofinansowania i cele wybranego Programu by?y jak najbardziej zbie?ne z Pa?stwa pomys?em na inwestycj?. Kryterium wielko?ci projektu kryje w sobie kilka elementów:

1.       Ograniczenia, co do ca?kowitego kosztu projektu oraz ograniczenia, co do typów wydatków (koszty kwalifikowalne)

2.       Limity dofinansowania

3.       Okres realizacji, który oznacza czas, do którego powinny by? zrealizowany projekt. W tym czasie na ogó? powinny by? ju? mo?liwe do zbadania pierwsze wymierne rezultaty dzia?a?.

Pami?tajmy, ?e wszystkie trzy czynniki powinny by? spe?nione. Zatem nale?y przewidzie? wszystkie niebezpiecze?stwa wynikaj?ce z niespe?nienia kryterium wielko?ci projektu. Czasem dopuszczalny limit przedsi?wzi?cia jest mniejszy od planowanej kwoty Projektu. W takich sytuacjach firmy kusz? si? na sk?adanie wniosków, w których nie wykazuj? cz??ci kosztów. W ten sposób zani?aj? warto?? przedsi?wzi?cia, zak?adaj?c, ?e samodzielnie sfinansuj? nadwy?k? kosztów. Komisja Oceniaj?ca w ocenie Projektu mo?e oceni? projekt jako ryzykowny, stwierdzaj?c, ?e Wnioskodawca nie przewidzia? sfinansowania wa?nych dla powodzenia projektu dzia?a?. Kosztorys takiego Projektu mo?e przez to wydawa? si? ma?o szczegó?owy lub nieprzejrzysty, a to s? kolejne wa?ne kryteria oceny wniosku.

KROK 2: Napisz poprawnie wniosek o dotacj?

Ubieganie si? o dotacj? polega na z?o?eniu wniosku do odpowiedniej instytucji wdra?aj?cej. Do wniosku, w zale?no?ci od programu, do??cza si? szereg dokumentów. Zanim przyst?picie Pa?stwo do pisanie wniosku nale?y bardzo uwa?nie przeczyta? wytyczne dla wnioskodawców. Brzmi to jak najwi?kszy truizm ?wiata, ale jak si? okazuje, wytyczne nie s? czytane z nale?yt? uwag?. Podstawowe punkty, na które nale?y zwraca? uwag? to np.:

-          Cele programu i cele projektu, szerzej opisane przy KROKU 1. Zak?adamy, ?e Pa?stwa pomys? jest zgodny z celami wybranego funduszu, w ramach którego jest sk?adany wniosek o dofinansowanie. Dla Pa?stwa jako podmiotu, który mo?e realizowa? przedsi?wzi?cie, bardzo wa?ne jest definiowanie celów. Je?li oka?e si?, ?e zosta?y ?le postawione lub nieprawid?owo zdefiniowane, ich realizacja mo?e okaza? si? mo?liwa. Skutkuje to oczywi?cie brakiem zak?adanych wymiernych rezultatów. Pami?tajmy, ?e niezrealizowane cele projektu skutkuj? jednoznacznie rozwi?zaniem umowy dotacji i zwrotem przyznanych ?rodków. Nie mniej istotna jest równie? umiej?tno?? dokumentowania realizacji celów. Pami?tajcie Pa?stwo, ?e brak odpowiedniej dokumentacji rezultatów jest równoznaczne z brakiem rezultatów w ogóle.

-          Umiej?tno?? zarz?dzania projektem. Ocena umiej?tno?ci zarz?dzania powinna zawsze wynika? z faktycznych do?wiadcze? firmy. Dokonanie takiej oceny jest ?atwiejsze w momencie, kiedy dzia?alno?? firmy oparta jest na procesach projektowych lub te? osoby zaanga?owane w przedsi?wzi?cie posiadaj? do?wiadczenie w zarz?dzaniu projektami. Brak jakiejkolwiek praktyki w pracy projektowej stwarza du?e ryzyko powodzenia przedsi?wzi?cia.

Dodatkowe kryteria oceny projektu, by? mo?e mniej oczywiste przy samym pisaniu wniosku, natomiast bardzo istotne dla Komisji Oceniaj?cej Projekt to:

-          Ryzyko realizacji projektu unijnego. Ocena takiego ryzyka nale?y do wnioskodawcy. Nale?y zastanowi? si? jak wszystkimi zasobami firmy, które decyduj? o powodzeniu projektu. Ocena zasobów firmy jest po?rednio ocen? ryzyka projektu, mówi bowiem, czy zasoby s? wystarczaj?ce do prowadzenia dzia?a? na skal? podobn? do dofinansowanego. Je?li dyskusyjne s? kwestie zasobów firmy, dyskusyjny staje si? sukces projektu.

Mowa tu o nast?puj?cych zasobach:

1.       Finansowe;

2.       Personalne ? czy zasoby ludzkie: ksi?gowi, szefowie projektów;

3.       Lokalowe, sprz?towe;

4.       Czasowe;

5.       Inne ? takich jak wprowadzone technologie, normy, certyfikaty, patenty, wyró?nienia, nagrody.

Tu pojawia si? równie? niebezpiecze?stwo niew?a?ciwej oceny w?asnych zasobów firmy. Wa?ne jest, aby?cie Pa?stwo dokonali takiej analizy rzetelnie, korzystaj?c nawet z pomocy niezale?nych opinii doradców.

-          Opis projektu. Opis projektu powinien by? przede wszystkim przekazem prostym i jasnym. Pami?tajmy, ?e wiedza ekspertów Komisji Oceniaj?cej wnioski nie jest nieograniczona. A zatem opis musi by? kompleksowy, zwi?z?y i bardzo wymowny w przekazie. Osoba, która czyta opis nie powinna mie? problemu z dokonaniem oceny przedsi?wzi?cia. Pami?tajmy, ?e im mniej w?tpliwo?ci oceniaj?cego, na czym polega przedsi?wzi?cie i czemu s?u?y, tym ?atwiejsza b?dzie ocena potrzeby jego realizacji.

-          W?a?ciwe oszacowanie kosztów oznacza dok?adnie tyle, ?e koszty powinny by? realne. A zatem nie mog? by? przeszacowane, ani te? niedoszacowane. Efektem niedoszacowania kosztów jest problem z finansowaniem dzia?a? w chwili ponoszenia wydatków. Pami?tajmy, ?e wi?kszo?? bezzwrotnej pomocy jest przyznawana na zasadzie refundacji kosztów. Oznacza to, ?e Pa?stwo samodzielnie finansujecie przedsi?wzi?cie, natomiast dotacja wyp?acana jest po zako?czeniu dzia?a? i zatwierdzeniu ko?cowych sprawozda?.

-          Dok?adne opisanie harmonogramu prac ? nale?y dobrze oszacowa? czas potrzebny na wykonanie projektu (uwzgl?dniaj?c ewentualny czas na post?powania przetargowe). Skuteczne zaplanowanie harmonogramu jest o bardzo istotne, chocia?by dlatego, ?e po podpisaniu umowy o dotacj?, projekt musi by? wykonany z dok?adno?ci? co do dnia. Niedotrzymanie terminów mo?e skutkowa? problemem z zatwierdzeniem sprawozda? i tym samym zerwaniem umowy dotacji.

W kolejnych cz??ciach artyku?u zajmiemy si? zarz?dzaniem i rozliczaniem Projektu, któremu zosta?o przyznane dofinansowanie. Podobnie jak w cz??ci pierwszej omówimy g?ówne czynniki ryzyka i punkty wra?liwe.