2005-07-29

Przedmiotem drugiej cz??ci artyku?u b?dzie realizacja dofinansowanego projektu. Postaram si? Pa?stwu przedstawi? podstawowe zagro?enia wynikaj?ce z niew?a?ciwego zarz?dzania przedsi?wzi?ciem. Mam nadziej?, ?e opisane informacje nie odbior? Pa?stwu rado?ci z faktu przyznania dotacji. Owszem dofinansowanie to powód do dumy i zadowolenia. Wydaje mi si? jednak, ?e troska o powodzenie projektu powinna by? nadrz?dna.

Wyobra?my sobie, ?e otrzymali?cie Pa?stwo dofinansowanie do Projektu i lada dzie? rozpoczynacie dzia?ania. Pragniecie Pa?stwo zrealizowa? projekt z najwi?ksz? staranno?ci?, tak, aby móc bez problemu rozliczy? dzia?ania i otrzyma? refundacj? poniesionych kosztów. Pomog? Pa?stwu i wymieni? kilka elementów, na które nale?y zwraca? szczególn? uwag?.

1.       Pami?taj o powtórnej definicji projektu. Aplikuj?c o dotacj? stworzy?e? ju? wst?pn? definicj? projektu: podzia? na zadania, przypisanie zasobów, harmonogram, plan bud?etu. Teraz jednak po kilku miesi?cach musisz to wszystko zweryfikowa? i ewentualnie zmieni?. Mog?o si? przecie? okaza?, ?e Twój bud?et z wniosku nie zosta? w ca?o?ci sfinansowany, albo te? procedury oceniaj?ce przeci?gn??y si? ponad zak?adane terminy i przez to trzeba zmieni? ca?y plan dzia?ania. Czyli powtórz wszystko to co robi?e? pisz?c wniosek raz jeszcze.

2.       Zapoznaj si? jeszcze raz z umow? i wytycznymi. Ten etap oddzielony jest od poprzedniego o kilka (kilkana?cie) miesi?cy. Umowa o dofinansowanie, regulaminy, ustawy i odpowiednie wytyczne staj? si? na czas projektu Twoj? Bibli?. Czytaj to cz?sto dla przypomnienia, do czego si? zobowi?za?e? i na jakich warunkach. Czytaj równie? zawsze wtedy kiedy rodz? si? jakie? w?tpliwo?ci co do sposobu realizacji.

3.       Stwórz procedury organizacyjne i zasady pracy nad Projektem. Nie traktuj ich jak z?o konieczne. Zastanów si?, w jaki sposób chcesz nadzorowa? prac? zespo?u i co sprawi, ?e czynno?ci w ramach dzia?a? projektu b?d? wykonywanie poprawnie. Niezale?nie od do?wiadczenia osób zaanga?owanych w przedsi?wzi?cie procedury u?atwiaj? realizacj? zada? i usprawniaj? komunikacj? zespo?u. Dla Pa?stwa jako podmiotu realizuj?cego Projekt to korzy?? w postaci porz?dkowania procesów pracy, dla instytucji nadzoruj?cej, informacja, ?e projekt jest zarz?dzany profesjonalnie i z nale?yt? dba?o?ci?. Procedury te szczególnie wa?ne s? przy projektach d?u?szych i wielo-partnerskich.

4.       Planuj i wykonuj dzia?ania zgodnie z harmonogramem. Bardzo wa?ne jest, aby projekt wystartowa? w zak?adanym terminie. Zw?oki w dzia?aniach powoduj? na ogó? spi?trzenie si? prac i tym samym os?abiaj? Pa?stwa kontrol? nad poprawno?ci? dzia?a?. Czasem niewielka zw?oka powoduje przesuni?cie wszystkich kolejnych czynno?ci. To w konsekwencji prowadzi do opó?nienia realizacji celów projektu i jest powa?nym odst?pstwem od za?o?e?. Ponadto ka?de odst?pstwo od harmonogramu nale?y pisemnie zg?osi? instytucji wdra?aj?cej. Nawet, je?li Pa?stwa zdaniem zw?oka jest nieznaczna, nale?y j? obiektywnie przedstawi? i zaproponowa? dzia?ania naprawcze.

5.       Dokumentuj wszystkie wydatki na bie??co. Nawet, je?li Pa?stwa projekt zak?ada rozliczenie finansowe po realizacji dzia?a?, nie zwlekaj i zacznij gromadzi? wszystkie dokumenty na bie??co. Warto wykonywa? miesi?czny (czasami nawet tygodniowy w okresach spi?trzenia prac) spis wydatków, tak aby skutecznie kontrolowa? koszty projektu. Je?li miesi?czne zestawienie wskazuj? na niedoszacowanie (lub przeszacowanie) bud?etu w wybranych pozycjach bud?etu nale?y natychmiast gruntownie przeanalizowa? zaplanowany kosztorys i zastanowi? si? czy nie wymaga on zmiany. Na ogó? zmiany bud?etu s? mo?liwe. Musz? jednak by? zgodne z wytycznymi, bardzo dobrze uargumentowane i przede wszystkim wymagaj? cz?sto aneksu do umowy dotacji. Pami?tajmy, ?e taka procedura jest do?? czasoch?onna, a wprowadzone zmiany mog? by? wprowadzane w ?ycie w odpowiednim wyprzedzeniem.

Przyk?ad 1: W bud?ecie projektu zaplanowano podró?e personelu projektu zak?adaj?c stawk? miesi?czn?. Wydatek ten mia? si? odbywa? na podstawie zestawienia miesi?cznych biletów za dojazdy do miejsca realizacji projektu. W drugim miesi?cu projektu na podstawie zestawienia wydatków okaza?o si?, ?e niewiele osób skorzysta?o z mo?liwo?ci zwrotu kosztów za bilety. Wi?kszo?? osób doje?d?a?a na miejsce w?asnym pojazdem. A zatem logiczne by?oby rozliczenie tej pozycji bud?etowej na podstawie tak zwanej kilometrówki. Nie mo?ecie Pa?stwo jednak samowolnie zmieni? jednostki i stawki w kosztorysie. Nale?y przeanalizowa? taki stan rzeczy: Czy wszyscy zaanga?owani w projekt wiedzieli, ?e dojazdy b?d? rozliczne wy??cznie na podstawie biletów? Czy dojazd w?asnym samochodem by? korzystniejszy i bardziej ekonomiczny? Je?li tak, nale?a?oby urealni? bud?et wprowadzaj?c do niego zmian?. Nie nale?y jednak zapomina?, ?e wnioskowana ch?? wprowadzenia zmiany powinna by? odpowiednio argumentowana. Je?li otrzymacie Pa?stwo pozytywn? odpowied?, nale?y dok?adnie okre?li?, od kiedy zmiany nowego bud?etu wchodz? w ?ycie. Je?li jeste?cie Pa?stwo pewni decyzji Instytucji Wdra?aj?cej, nale?y rozpropagowa? informacj? w zespole Projektowym i od tego czasu rozlicza? wydatek na podstawie innych ni? dotychczas dokumentów finansowych.

Przyk?ad 2: W?ród wydatków kwalifikowanych w projekcie inwestycyjnym zaplanowany jest zakup maszyny o warto?ci 30% kosztów projektu. Zakup sprz?tu wymaga zabrania minimum 3 ofert cenowych i wyboru najkorzystniejsze (procedura nie zak?ada?a w tym przypadku zamówienia publicznego na zakup). Brak ofert mo?e skutkowa? zastrze?eniem, co do gospodarno?ci ?rodkami w ramach projektu i zakwestionowania s?uszno?ci zakupu. Je?li zakup zostanie zakwestionowany mo?e to oznacza? wy??czaniem go z kosztów kwalifikowanych projektu. Ponadto, je?li sam zakup by? dzia?aniem kluczowym i s?u?y? realizacji celów projektu, mo?e to równie? oznacza? brak realizacji celu.

Zawsze, je?li pojawia si? w?tpliwo?? odno?cie wymaganych dokumentów finansowych warto wstrzyma? wydatki i zwróci? si? o opini? do instytucji wdra?aj?cej. Pami?tajmy, ?e wydatki s? rozliczne na podstawie dokumentów finansowo ? ksi?gowych. Brak odpowiednich dokumentów uniemo?liwia nam rozliczenie wydatku i wykazania go jako koszt kwalifikowany. Systematyczne kompletowanie i opisywanie wszystkich dokumentów ma podstawow? zalet?: Pa?stwu pozwala kontrolowa? wydatki i efektywnie ponosi? koszty, Instytucji Wdra?aj?cej ?atwej weryfikowa? koszty w przypadku kontroli. Ta zasada jest szczególnie wa?na w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie. Wówczas oprócz kosztów projektu dochodz? do dokumentowania równie? koszty partnera i wszelkie ruchy na koncie dotacyjnym zwi?zane z wyp?atami i zaliczkami dla Partnera.

Nale?y pami?ta? równie? o tym, ?e przy niektórych dotacjach konieczne jest opisanie dokumentu zgodnie z wymaganiami Instytucji Wdra?aj?cej. Znacznie ?atwiej zrobi? to na bie??co kiedy jeszcze pami?tamy czego dok?adnie dotyczy? dokument, ni? przy rozliczaniu samej dotacji, kiedy dokumentów mamy niejednokrotnie tysi?ce.

Dokumentuj wszystkie efekty projektu na bie??co. Podobnie jak z dokumentacj? finansow? jest z dokumentacj? merytoryczn?. Brak odpowiedniego dokumentu jest równoznaczny z niezrealizowanym dzia?aniem. Wszystkie wzory dokumentów powinny by? zgodne z wytycznymi. Je?li samodzielnie tworzymy dokument i mamy w?tpliwo?ci, co do jego poprawno?ci, zawsze nale?y zasi?gn?? opinii Instytucji Wdra?aj?cej. Czasem istniej? gotowe wzory, które nale?y wykorzysta? i stosowa? w dokumentacji. S? one o tyle wygodne, ?e zawieraj? wszelkie wymogi, co do wizualizacji projektu. Co wa?ne: ka?dy program wymaga nieco innego dokumentowania efektów projektu. Pami?taj równie?, ?e efektem projektu s? te? wszelkie prace zwi?zane z wizualizacj? projektu i jego marketingiem. Zachowaj po jednym egzemplarzu wszelkich og?osze?, ulotek, materia?ów.

6.      

Przyk?ad 1: Projekt polegaj?cy na organizacji cyklu szkole?. Lista obecno?ci na szkoleniach wymaga odr?cznego podpisu osoby uczestnicz?cej na szkoleniu. Wówczas nale?y przygotowa? wykaz uczestników szkolenia z miejscem na podpis beneficjenta. To wydaje si? by? prozaiczne. Natomiast mo?na sobie wyobrazi?, jakim problemem staje si? lista obecno?ci niespe?niaj?ca tego kryterium w kontek?cie dokumentacji realizacji szkole?. Przypomn?, ze brak odpowiedniego dokumentu jest to?same z brakiem realizacji celu. Tu konsekwencj? by?oby brak przeszkolenia zak?adanej liczby uczestników b?d? te? uznanie, ?e ca?e szkolenie nie spe?ni?o wymogów i w zwi?zku z tym nie jest kwalifikowane do pokrycia z dotacji.

Przyk?ad 2: Projekt polegaj?cy na organizacji doradztwa dla bezrobotnych. Kwalifikacja uczestników szkolenia powinna odbywa? si? na podstawie za?wiadczenia z Urz?du Pracy o pozostawaniu bez zatrudnienia przez okres minimum 12 miesi?cy. Wszyscy, którzy zg?osili udzia? w szkoleniu potwierdzili, ?e spe?niaj? kryterium. Niestety nie wszyscy dostarczyli za?wiadczenia z urz?du. W czasie trwania projektu okaza?o si?, ?e kilka osób korzysta z doradztwa, mimo, ?e pozostaje bez zatrudnienia przez okres krótszy ni? 12 miesi?cy. W konsekwencji Podmiot nie zorganizowa? dodatkowej rekrutacji i nie zapewni? doradztwa zak?adanej liczbie bezrobotnych. Cel projektu nie zosta? osi?gni?ty.

Ostatnia uwaga: W?a?ciwa realizacja projektu jest Twoj? dobr? wizytówk? na przysz?o??. Zawsze mo?esz (i powiniene?) si? tym chwali? podczas wnioskowania o kolejne ?rodki. Je?eli wi?c widzisz jakie? zagro?enie dla poprawnej realizacji projektu zastanów si? czy nie warto si?gn?? po pomoc z zewn?trz.